Folha de pagamento: elaboração em empresas prestadoras de serviços

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A elaboração da folha de pagamento, além de ser uma atividade obrigatória, é essencial para o funcionamento do departamento pessoal, uma vez que é cheia de informações e dados do empregado.

Para gerenciar todas as atividades da empresa, inclusive a elaboração da folha de pagamento, é importante ter conhecimentos a respeito da legislação.

Por isso, além de uma equipe preparada, é necessário contar com o suporte de um programa de computadores e com um escritório de contabilidade especializado.

A folha de pagamento controla a remuneração dos funcionários e é um dos temas mais importantes dentro da área de Gestão de Pessoas.

Se a empresa se preocupa em remunerar e recompensar bem seus colaboradores, eles também se sentirão mais valorizados e desenvolverão melhor o seu trabalho.

A empresa prestadora de serviço apresenta uma certa rotatividade, pois a contratação depende da existência de contratos com as empresas tomadoras do serviço. 

Por isso, é importante se preocupar com a remuneração dos funcionários contratados.

Os funcionários recebem  por meio do processamento da folha de pagamento de pessoal. 

Além de se preocupar com os valores das remunerações, há uma série de obrigações fiscais que também são devidas nesse processo.

Sendo assim, a empresa deve conhecer todas as leis e normas específicas para lidar com todas as questões importantes e gerenciar tudo isso.

Neste artigo, esclarecemos muitas dúvidas a respeito deste tema.

Folha de Pagamento: qual a definição?

A elaboração da folha de pagamento é um procedimento obrigatório para as organizações. Esse é um procedimento essencial e formal nas atividades administrativas. 

É a contabilização de todos os valores que devem ser pagos aos trabalhadores da empresa. 

Conforme o artigo 225 do  Decreto 3048 de 06/05/99, as empresas devem elaborar a folha de pagamento e deve arquivar uma via juntamente com os recibos.

A elaboração da folha de pagamento é realizada mensalmente. E nela devem constar todas as deduções previstas na legislação trabalhista. 

É nela que a empresa retrata as movimentações e os eventos ocorridos com os funcionários. 

Licença, férias, faltas, pagamento de 13° salário, desligamentos e admissões são exemplos dessas movimentações de pessoal.

Portanto, é uma atividade complexa que merece a devida atenção.

Estas são as informações que devem constar na folha de pagamento;

  • nome do colaborador;
  • função ou cargo;
  • parcelas que integram o vencimento (salários, gratificações)
  • parcelas que não integram o vencimento ( ajudas de custo, diárias, transporte etc);
  • descontos devidos (tributos e outros descontos legais);
  • valor líquido a receber.

Não existe um modelo específico obrigatório. A empresa pode utilizar seus próprios critérios, desde que atenda os parâmetros e contenha os dados previstos na legislação.

O ideal é que a empresa tenha programas de computador que realizem esse procedimento. Sendo alimentado com os dados necessários. Isso agiliza o processo e minimiza os erros.

Sem esquecer da importância do profissional da contabilidade para que não haja falhas nas arrecadações fiscais obrigatórias.

Cálculo do Fator R

A folha de pagamento ainda tem uma relevância a mais para as empresas optantes pelo Simples Nacional.

As empresas que são optantes desse sistema se enquadram em anexos desta lei e assim determinam os valores mensais a serem pagos por elas.

Só que no caso de empresas prestadoras de serviços de atividade intelectual e natureza  científica, técnica, artística, cultural e desportiva há necessidade de  calcular mensalmente esse valor.

Esse cálculo se chama Fator R e a folha de pagamento impacta diretamente esse valor.

O fator R é determinado por uma fórmula onde o valor da folha de pagamento dos doze últimos meses é dividido pela receita bruta também do mesmo período.

Se a porcentagem encontrada for maior que 28%, a empresa se enquadra no Anexo III. Se for abaixo disso, ela se enquadra no Anexo V.

Desse modo, o cálculo deve ser bem feito, pois ele pode reduzir os valores pagos com tributos. Se houver erros na elaboração, haverá também o cálculo do Fator.

Quais os passos para elaboração da folha de pagamento?

Primeiramente, é imprescindível conhecer todos os itens que compõem a folha de pagamento de uma empresa. Veja:

  • identificação e classificação de todos os colaboradores;
  • avaliação das horas trabalhadas, inclusive as extras;
  • remuneração fixa e variável;
  • benefícios concedidos pela empresa (Auxílio alimentação, auxílio saúde e outros);
  • adicionais – noturno, insalubridade e periculosidade;
  • adiantamentos;
  • atrasos e Faltas;
  • tributos e descontos legais (Desconto previdenciário, IRRF, Contribuição Sindical, Vale transporte etc);
  • base de cálculo para FGTS;
  • FGTS;
  • 13°Salário;
  • férias.

A folha de pagamento é um procedimento essencial e não pode ser tratado como secundário. 

Além dos profissionais capacitados e especializados, é necessário que os gestores também compreendam como funciona esse procedimento.

Com as devidas ferramentas e um suporte operacional a empresa prepara a sua folha de pagamento de forma bem mais efetiva e fácil.

Mas para isso, a empresa necessita ter o controle de todos os eventos e movimentações.

Ou seja, não adianta ter profissionais capacitados na elaboração da folha de pagamento se não há o controle das horas trabalhadas pelos funcionários, por exemplo.

A partir dessa organização também é possível provisionar os gastos com pessoal e realizar reserva de capital para custear os gastos com 13° salário, férias, FGTS, diárias e até licenças previsíveis, como a maternidade.

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A função da folha de pagamento é fiscal, contábil e operacional, apresentando tudo que ocorreu no mês com o empregado.

Ela representa, por meio de códigos e valores, tudo que envolve a relação trabalhista entre empresa e colaborador.

Para que não haja qualquer tipo de erro na elaboração, a empresa deve ter o suporte de profissionais com conhecimentos específicos da área, principalmente contadores.

Portanto, a elaboração da folha de pagamento é uma atividade imprescindível na rotina da empresa.

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